به گزارش صبا به نقل از روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، حمید سلیم گندمی مدیرکل توصیف و پردازش اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به تشریح شیوه نامه توصیف اسناد «متنی- کاغذی سطح ردیف/زیر ردیف» پرداخت و گفت: این شیوه نامه با همکاری پژوهشکده اسناد مطابق با استانداردهای بین المللی و استاندارد ملی توصیف آرشیوی تدوین شده و پس از دریافت نظرات کارشناسی مدیریت‌های منطقه ای و استانی، در کارگروه تدوین شیوه نامه‌ها به تصویب رسیده است.

وی ادامه داد: براساس این شیوه نامه، فعالیت توصیف اسناد علاوه بر توصیف در سطح پرونده و فقره (آیتم)، در سطح ردیف و زیرردیف نیز انجام می‌شود و در بازه زمانی کمتری، تعداد بیشتری از اسناد توصیف و پس از تعیین سطح دسترسی، در دسترس پژوهشگران و سند پژوهان قرار می‌گیرد.

مدیرکل توصیف و پردازش اسناد ملی بیان کرد: با توجه به اهمیت و حجم زیاد و قابل توجه اسناد موجود در آرشیو ملی ایران اگر قرار باشد همه اسناد در سطوح پرونده و فقره توصیف شوند، هم به لحاظ هزینه و هم به لحاظ مدت زمان توصیف اسناد مطلوب نخواهد بود و علاوه بر صرف هزینه زیاد، بسیاری از اسناد، سال‌ها در نوبت توصیف می‌مانند و تا مدت‌ها از دسترس پژوهشگران و سند پژوهان خارج می‌شوند و چون سند پژوهان از وجود این اسناد اطلاعی ندارند، نمی‌توانند در پژوهش‌های ملی از این اسناد بهره ببرند و به نوعی پژوهش‌های مبتنی بر اسناد، کامل و با ضریب دقت بالا نخواهد بود.

سلیمی گندمی افزود: بنابراین یکی از راهکارهای استاندارد، توصیف اسناد در سطوح بالاتر ازسطح پرونده (با توجه به میزان اهمیت و تنوع موضوع، حجم مراجعه و نیاز پژوهشگران) است و مطابق با استانداردهای ایساد و استاندارد ملی توصیف اسناد، امکان توصیف اسناد در سطوح شش گانه فوند (مجموعه)، زیر فوند، سری (ردیف) زیرردیف، پرونده، و فقره (آیتم) وجود دارد.

وی خاطرنشان کرد: کارگروه تعیین وضعیت اسناد متشکل از نمایندگان اداره کل‌های معاونت اسناد در اداره کل توصیف و پردازش اسناد تشکیل شده و با توجه به اولویت‌ها، اسناد موجود را براساس هر منش بررسی و سطح توصیف را تعیین می‌کند و در مرحله بعد همکاران توصیف و پردازش، ضمن بررسی کلی اسناد در مخازن پیش آرشیوی و با توجه به اطلاعات صورت‌جلسات انتقال، ردیف‌های موضوعی را تعیین و کاربرگه مربوط به سطح ردیف/زیر ردیف را تکمیل می‌کنند و اسنادی که اهمیت موضوعی بالاتر و یا ویژگی خاصی داشته باشند برای توصیف در سطح پرونده و فقره تفکیک و مشخص می‌کنند.

انتهای پیام/