به گزارش خبرنگار ادبیات خبرگزاری صبا، صبح امروز یکشنبه ۲۷ تیرماه نشست خبری «طرح جامع اسناد الکترونیکی ملی (جام)» در محل سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران برگزار شد.

در ابتدای این نشست مظفر پاسدار شیرازی معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران درباره ورود اسناد الکترونیک به مکاتبات اداری توضیح داد: نزدیک به بیست سال است که اسناد الکترونیک وارد دستگاه‌های دولتی ما شده است و بخشی از مکاتبات اداری توسط این سامانه‌های الکترونیک مدیریت می‌شود. امروزه دیگر پرونده‌بازی‌های اداری کم‌تر شده است و تمام اسناد در سامانه‌ها و پوشه‌های الکترونیک نگهداری می‌شوند. البته باید گفت که اسناد الکترونیک فقط به سامانه‌های اداری محدود نیست بلکه شامل سامانه‌های مالی و سامانه‌های مخصوص به هر دستگاه هم می‌شود و می‌توانند در این ادارات جایگزین مکاتبات کاغذی دیروز باشند.

او درباره حفاظت از این لاسناد الکترونیکی گفت: در این سال‌ها هیچ برنامه‌ای برای حفاظت از این اسناد الکترونیکی وجود نداشت و لازم بود برای آن یک برنامه جامع تعریف کنیم.

معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران درباره قدم‌های ابتدایی طرح «جام» عنوان کرد: ما اولین قدم برای طرح «جام» را اواخر سال ۹۶ برداشتیم و برای برنامه‌ریزی آن از دستاوردهای کشورهای پیشرفته در این زمینه استفاده کردیم و بعد شیوه‌نامه‌های فنی و اجرایی آن تدوین شد.

او درباره زیرپروژه‌های این طرح اظهار کرد: تدوین بانک رده‌بندی یکی از زیرپروژه‌های طرح «جام» بود که طبق آن فعالیت‌های دستگاه‌های اجرایی به ۲ دسته فعالیت‌های عمومی و اختصاصی هر دستگاه تقسیم می‌شود. یکی دیگر از زیرپروژه‌های این طرح پیاده‌سازی امضای الکترونیک بود که برعهده وزارت صمت و سامانه سماد قرار دارد که تمام زیرپروژه‌های طرح جامع اسناد الکترونیکی ملی در شورای عالی اطلاعات تصویب شده‌اند.

پاسدار شیرازی افزود: اولین بحث این طرح به اردیبهشت ۹۸ بازمی‌گردد که با همکاری وزارت اطلاعات توانستیم از ۲۲ مهر ماه ۹۹ در اولین جلسه این دستورالعمل اجرایی را به تصویب برسانیم و با دستور رییس‌جمهور آن را ابلاغ کنیم و همه دستگاه‌ها ملزم به اجرای آن شوند.

او همچنین به مقایسه فرایند مدیریت اسناد فیزیکی و الکترونیک پرداخت و گفت: فرایند مدیریت فیزیکی اینطور بود که مکاتبات افراد وارد گردش می‌شد و بعد از آن مرحله بایگانی جاری را سپری می‌کرد و سپس مرحله بایگانی نیمه‌جاری و بعد وارد مرحله راکد می‌شد. طبق مصوبات شورای اسناد ملی هر نامه و مکاتبه‌ای بسته به موضوع و دستگاه تولیدکننده آن تا زمان ارزشیابی توسط شورای فراقوه‌ای در بایگانی راکد می‌ماند. اما در فضای الکترونیک اسناد بعد از ورود به سازمان اسناد کتابخانه ملی ثبت شده و در سامانه بایگانی می‌شوند.

مظفر پاسدار شیرازی در پایان خاطرنشان کرد: ما مداخله‌ای در فرایند سابق نداشته‌ایم و فقط روند فیزیکی قدیم را استاندارد کرده‌ایم. در این طرح چون فرایند به‌طور سیستمی انجام می‌شود همه‌چیز از ابتدا مرتب، کلاسه و استاندارد انجام می‌شود.

در بخش دیگری از نشست علیرضا انتهایی مدیرکل پردازش منابع دیجیتال توضیح داد: اسناد الکترونیکی این طرح شامل اسنادی است که به صورت الکترونیکی زاده و متولد می‌شوند. فضای دیجیتال ماهیت ناپایداری دارد و مساله دارک‌ وب در همه جای دنیا موجب نگرانی افراد است. برای جلوگیری از این موضوع باید سراغ استانداردسازی برویم. استاندارد فراداده‌های ضروری اسناد الکترونیکی، اطلاعاتی را ارایه می‌کند که که دستگاه‌های اجرایی باید برای توصیف «هویت»، «اصالت»، «محتوا» و «ساختار» زمینه و نیازمندی‌های ضروری برای مدیریت ساختارمند اسناد را در سامانه ثبت کنند.

او افزود: این اسناد الکترونیک برای پژوهشگران در دسترس خواهد بود و در حافظه اداری کشور حفظ خواهد شد.

مدیرکل پردازش منابع دیجیتال درباره قابلیت‌های این استانداردسازی گفت: این استاندارد دارای قابلیت‌های انعطاف پذیری، تکرارپذیری، گسترش‌پذیری، قابلیت کار و استفاده مشترک است.

علیرضا بدرلو رییس گروه اسناد الکترونیک در سخنان کوتاهی درباره هدف از شیوه‌نامه فنی «جام» بیان کرد: هدف از شیوه‌نامه فنی دریافت گواهینامه سازگاری فاصله گرفتن از مباحث نظری و حرکت به سمت مباحث فنی و اجرایی و ایجاد دست‌نامه‌ اجرایی برای مدیران فناوری است.

او خاطرنشان کرد: برای اینکه در شیوه‌نامه فنی این استاندارد وارد لایه‌های اجرایی شویم به سه موجودیت «سند»، «کارگزار» و «رابطه» رسیدیم. رابطه شامل رویداد تولید و ویرایش سند است که هرکدام ب‌ طور مجزا و فراداده‌ای ثبت می‌شود.

فرزاد دادرس مدیرکل توسعه خدمات دیجیتال آخرین سخنران این نشست بود که با اشاره به اینکه «جام» را می‌توان یکی از ارکان یک‌دستی دولت الکترونیک دانست، اظهار کرد: در این زمان وارد مرحله‌ای از حوزه مدیریت اسناد دولتی شده‌ایم که در هیچ دوره‌ای چنین نظامی وجود نداشته است. «جام» با تجربیات سایر کشورها همچون استرالیا، نیوزیلند، انگلستان، آمریکا، مالزی و عمان طراحی شد اما در زمینه تعیین تکلیف خودکار یعنی تخصیص اطلاعات تعیین تکلیف سوابق در هنگام ایجاد با آن‌ها متفاوت است.

انتهای پیام/