به گزارش صبا به نقل از روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، مهستی ابوذرجمهری رییس گروه مستندسازی اداره کل توصیف و پردازش اسناد ملی از انجام بیش از ۳۰ هزار مستند و نمایه در اداره کل توصیف و پردازش اسناد ملی خبر داد و تشریح اهمیت فعالیت‌های این گروه عنوان کرد: اداره مستندسازی داده‌های اسنادی، یکی از ادارات تخصصی دفتر توصیف و پردازش اسناد در معاونت اسناد ملی است که وظیفه اصلی آن مستندسازی مطابق با آخرین استانداردهای جهانی است و در ۶ حوزه موضوع، نام تنالگان، نام جغرافیایی، نام خاندان، نام شخص (رجال) و عنوان قراردادی، فعالیت می‌کند.

وی ادامه داد: در گروه مستندسازی اداره کل توصیف و پردازش با ایجاد مستند، ویرایش مستندات بانک و اصلاح نمایه در کاربرگه نمایه سازی (فراخوان) و تهیه شیوه نامه‌های لازم در زمینه مستندسازی انجام می‌شود.

ابوذرجمهری تصریح کرد: گستره فعالیت مستندسازی، شامل گروه تنظیم و توصیف اسناد متنی و دیداری شنیداری در آرشیو ملی کشور و نیز مدیریت‌های استانی است که ضمن برقراری ارتباط تلفنی، سیستمی (اسکایپ) به دریافت پیشنهادات نمایه و اسکن اسناد از آن‌ها پرداخته و پیشنهادات شناسه‌ای آن‌ها مورد بررسی قرار گرفته و نتیجه آن به اطلاع پیشنهاد دهندگان می‌رسد.

وی اظهار کرد: بنابراین اگر پیشنهادی تصویب شود، به ‌صورت مستند شده وارد بانک رسا می‌شود و در صورتی که قابلیت مستند شدن نداشته باشد نیز به اطلاع پیشنهاددهنده خواهد رسید.

رییس گروه مستندسازی اداره کل توصیف و پردازش اسناد ملی خاطرنشان کرد: بخش دیگر فعالیت این گروه، اصلاح نمایه‌ها در کاربرگه‌های نمایه‌سازی است که به اصطلاح فراخوان نمایه گفته می‌شود. به‌روز کردن و تکمیل اطلاعات نمایه‌های موجود در بانک رسا دیگر فعالیت این بخش است تا سایر اسناد و اطلاعات تکمیلی به اطلاعات قبلی اضافه می‌شود.

وی تاکید کرد: تاکنون بیش از ۹ هزار مستند در زمینه نام اشخاص، حدود ۳۶۰ نمایه در زمینه عنوان قراردادی، بیش از یک هزار و ۹۵۰ نمایه در زمینه موضوع در اصلاح‌نامه آرشیو، بیش از ۹ هزار نمایه در زمینه تنالگان و بیش از ۱۰ هزار مورد نام جغرافیایی و ۱۱ مورد نام خاندان، مستند شده است.

گروه مستندسازی در دوره‌های تخصصی مستندسازی شرکت کرده است

ابوذرجمهری بیان کرد: عمده فعالیت‌ها در ۲ حوزه نام جغرافیایی و نام اشخاص است زیرا گاهی مجموعه‌هایی در دستور کار قرار می‌گیرد که از فراوانی بالایی برخوردار است، مانند مجموعه اسامی شهدا و غیره که می‌توان از آن‌ها به‌عنوان مجموعه‌های شاخص مستند شده یاد کرد.

وی گفت: همچنین برای مستندسازی اسامی این ۲ گروه از رجال و رساندن درصد خطا به صفر، بارها مراجعه مکرر به بنیاد شهید و وزارت خارجه و همچنین برای مستندسازی نام‌های جغرافیایی، بارها مراجعه به وزارت کشور صورت گرفته است که می‌توان آن‌را به‌حساب فعالیت‌های پشتیبانی مستندسازی گذاشت.

ابوذرجمهری عنوان کرد: کارشناسان گروه مستندسازی اداره کل توصیف و پردازش اسناد ملی، در کنار انجام کار اصلی خود، به ارایه آموزش‌های لازم به همکاران مدیریت چه به‌صورت انفرادی و چه به‌صورت کارگاه‌های آموزشی نیز می‌پردازند و آموزش لازم را به کارشناسان مراکز استان‌ها، دانشجویان اعزامی از دانشگاه‌ها که دوره کارورزی را می‌گذرانند و افراد یا گروه‌های مراجعه کننده از سایر دستگاه‌های دولتی و غیر دولتی می‌پردازند.

وی اظهار کرد: این گروه خود نیز در دوره‌های تخصصی مستندسازی شرکت کرده و دانش خود را به روز می‌کنند، همچنین با هدف هماهنگی بیشتر برای ایجاد مستند، کارگروه مشترک مستندسازی سازمان تشکیل، و جلساتی نیز برگزار شده است.

ابوذرجمهری در پایان خاطرنشان کرد: بنابراین هر چقدر پیشنهادات نمایه ای از سوی کارشناسان فهرست نویس اسناد بیشتر شود، بانک مستندات رسا»نیز پربارتر خواهد شد و باید این نکته را عنوان کرد که چه بسا از شخصیتی یا منطقه‌ای یا سازمانی فقط یک سند موجود باشد و در صورتی که از نظر کارشناسان گروه فهرست‌نویسی این اسناد مغفول بماند تا ابد اطلاعات آن سند در دل تاریخ دفن شده و گمنام باقی خواهد ماند.

انتهای پیام/